La primera actuación prevista, con el fin de establecer unas líneas directrices correctas se trata de:

II.I.-Análisis de la información

Durante esta primera fase de la adaptación el objetivo es recoger la mayor información posible sobre la organización y sus métodos, las instalaciones que albergan la información y sus posibles delegaciones. A continuación se analizan los flujos de información, considerando la recogida de datos, el tratamiento y el destino de los mismos, prestando especial atención a esta fase para reforzar las posibles medidas en torno al tratamiento de datos

Este primer proceso nos permite definir los niveles de seguridad a aplicar en cada uno de los ficheros y la cantidad y perfiles de los mismos.

Como consecuencia de los resultados obtenidos en el "análisis de la información" podremos considerar la propuesta inicial de creación de ficheros, atendiendo siempre a las necesidades concretas de la organización.

R.D 1720/2007 -

Articulo 79.Los responsables de los tratamientos o los ficheros y los encargados de tratamiento deberán implantar las medidas de seguridad con a reglo a lo dispuesto en este Titulo, con independencia de cual sea su sistema de tratamiento. Articulo 80. Niveles de Seguridad. Las medidas de seguridad exigibles a los ficheros y tratamientos se clasifican en tres niveles: básico, medio y alto.

La siguiente fase, viene determinada por el desarrollo del Documento de Seguridad, basado en el artículo 88, del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999. Las actuaciones de carácter único que se llevan a cabo con respecto a la elaboración del mismo, y que son las siguientes:

II.I.-Auditoria de sistemas / seguridad

El siguiente proceso, a realizar es la revisión del conjunto de medidas de seguridad de la organización, considerando como fundamentales la política de gestión de contraseñas de autentificación y reconocimiento, los controles de acceso, la gestión e identificación de soportes, el procedimiento en torno a las copias de seguridad, así como aspectos relacionados con pruebas, cifrados y otras particularidades.

A su vez se realiza un control de todos los equipos de sobremesa, portátiles, servidores, impresoras y cualquier otro dispositivo relacionado con el almacenamiento de datos en cualquiera de sus fases y se detallan las aplicaciones concretas por puesto de trabajo y el grado de acceso a cada una de ellas.

R.D 1720/2007- Artículo 96.Auditoria.

1.-A partir del nivel medio, los sistemas de información e instalaciones de tratamiento de almacenamiento de datos se someterán, al menos cada dos años, a una auditoria interna o externa que verifique el cumplimiento del presente titulo.

II.II.- Desarrollo de procedimientos

Se desarrollan, de forma personalizada a la organización los procedimientos relativos a:

I.- Gestión de derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición).(r.d 1720/2007 art 28,32 y 35)
II.-Gestión de Soportes. (RD 1720/2007 art 92)
III.-Gestión de Incidencias. (RD 1720/2007 art 90)
IV.-Procedimientos de Alta, Baja y Modificación de Usuarios con acceso a datos de carácter personal. (RD 1720/2007 art 91)
V.-Procedimientos de Copia de Seguridad y Restauración. (RD 1720/2007 art 94)
VI.-Definición de la política de identificación y autentificación. (RD 1720/2007 art 93)
VII.-Identificación del responsable de seguridad (RD 1720/2007 art 95)
VIII.-Procedimiento de revisión del documento de seguridad (RD 1720/2007 art 88.7)

II.III.-Definición de funciones del personal

A continuación se realiza el nombramiento del Responsable de Seguridad y se aportan los contenidos necesarios para el optimo cumplimiento de sus funciones, a su vez se detallan las obligaciones del personal encargado del tratamiento de datos, y si fuese preciso se detallan los ficheros para los cuales se nombrara Encargados de Tratamiento y los aspectos concernientes a los mismos.

II.IV.-Definición de perfiles de ficheros

Atendiendo a las necesidades y a la información recogida, se procede a crear los ficheros pertinentes, siendo la información estructurada de la siguiente forma:

Finalmente y con los resultados obtenidos de las fases anteriormente citadas, se procede a la finalización de la adaptación

III.I.-Registro y Legalización

Una vez desarrollada la fase anterior y con la información procesada, se presentan las solicitudes de inscripción de los ficheros, tantos como fueran necesarios, legalizando de esta manera la situación de la organización ante el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos y que darán lugar a la acreditación de las obligaciones dispuestas en la LOPD 15/1999.

IV.I Mantenimiento.

E&K Pro, propone un servicio adicional de mantenimiento con el fin de mantener actualizado el Documento de Seguridad ante cualquier cambio relevante en el sistema de organización o información del mismo, adecuándolo a su vez a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos de carácter personal.
En este paquete de mantenimiento periódico se incluye la gestión ejecutiva de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
Igualmente, dispondrá de acceso a la zona de clientes de la página www.ekpro.es, desde donde podrá consultar su documento de seguridad o cualquier otro documento de utilidad.

IV.II.Auditoria bienal

En el caso de aplicación de medidas de nivel medio o alto, el Reglamento determina que cada dos años, la organización deberá someterse a una auditoria en la que se dictamine sobre la adecuación de las medidas de seguridad y controles utilizados, se identifiquen las deficiencias y se propongan medidas correctoras o complementarias.

IV.III. Sello LOPD Activa

Como empresa u organización que ha realizado la implantación a través de E&K Pro, tendrá derecho a la utilización del sello "LOPD Activa", que sirve como referente en sus comunicaciones del grado de cumplimiento de las obligaciones derivadas de la citada Ley.